いよいよビジネスフォンを導入！
快適に電話を使うためには
どんなことをすればいいの？
今回は、そんな疑問にお答えします。
１．ビジネスフォンの担当者の連絡先を確認する
電話は顧客や社員同士をつなぐ
重要なコミュニケーションツールです。
だからこそ
なんらかの原因でビジネスフォンが
使えなくなった場合
どこに連絡すれば良いのかを
確認しておきましょう。
電話を使用するためには
回線、電話機、取り付け工事が必要です。
最初はビジネスフォンが使えていたのに
つながらなくなった原因がわからない……
そうなったときに、
サポートしてくれるのはどこでしょうか？
ビジネスフォンの導入前や設置の際に
どんなサポートをしてくれるのかを
確認しておくことが大切です。
さらに、よくあるトラブルについて
事前に聞いておけば
同じ状況になったときの対応策が
わかるので便利です。
トラブルが起こったとき、
スムーズに解消できるよう
担当者の連絡先を社内で
共有しておくといいでしょう。
２．ビジネスフォンの機能を把握する
家庭用電話機に比べると
ビジネスフォンの機能は複雑で
新たに覚えることがたくさんあります。
ですが、何度か使っていると慣れてきて
これまでの電話機よりも
便利になったと実感できるもの。
だからこそ、内線や転送などの
基本的な機能を覚えて
意識的に使っていくことも大事です。
そして、基本的な操作を
マスターしたら次は応用編です。
外出している社員の携帯電話に
顧客からの電話を転送したり
携帯電話から顧客に電話をするときに
会社の電話番号を表示させる機能を使ったりと
どんどん新しい機能を追加していけば
さらにビジネスフォンを快適に活用できます。
３．電話番号を登録する
ビジネスフォンを導入して最も便利になるのが
通話の際の電話番号登録です。
ただ、最初に登録するのが面倒臭い……と
二の足を踏んでしまう人もいるかもしれません。
登録する情報とは
- 外出が多い社員の携帯電話番号
- 顧客や取引先の電話番号
- 内線
この３つがメインです。
顧客・取引先の数や、社員数が少なければ
それほど時間がかからない作業ですが
多ければ多いほど膨大な情報を
記録しなければなりません。
途中で挫折せずにこの作業を行うには
優先順位をつけて登録するのがポイントです。
外出する社員への転送が多い場合は
先に登録しておけば取り次ぎがスムーズです。
顧客や取引先からの電話が多く
こちらからも電話をよくかける場合は
そちらを優先して電話番号を登録します。
社内でのやりとりが多い場合や
事務所と店舗や部署がわかれているなど
２つ以上の部屋を使っている場合は
内線の登録を優先するとロスが少ないでしょう。
いかがでしたか？
新しい物に慣れるまでは
もどかしく感じるものですが
ビジネスフォンの機能を使えるようになると
より効率的に仕事ができるようになります。
この記事がビジネスフォンの導入を
ご検討中の方にとって
少しでもお役立ていただけるとうれしいです。