ビジネスフォンとは
あなたの店舗や会社のビジネスを
もっと効率良く進めるための強い見方です。
だからこそ
あなたの店舗や会社に合った
ビジネスフォンの機能を選ぶことが大切です。
「とにかくコストが低い方がいい」や
「回線が多い方がいい」という理由で
ビジネスフォンを導入すると
無駄が生じることもあります。
今回は、ビジネスフォンの導入前に
チェックしておくべき項目について
お伝えします。
１．電話番号の数
ビジネスフォンは電話番号を
複数持つことができます。
家庭用電話機で
複数の電話番号を持つ場合は
その数だけの回線が必要ですが
ビジネスフォンは１回線で
電話番号を複数持つことが可能です。
しかし、その数が多ければ
良いというわけではありません。
たとえば
代表電話、営業部、経理部
というようにわけたり
違うフロアや離れた場所にある部署と
電話番号をわけることで
スムーズに電話の取り次ぎができます。
２．同時に通話する人数
同じ電話番号を複数の人が使用できるのも
ビジネスフォンの特徴です。
ただ、その数は契約の際に
決める必要があるので
同時に電話を使用する可能性がある人数を
イメージしておくことが大切です。
顧客からの電話がかかってくる場合や
こちらから顧客に電話をかける場合
外回り中の従業員と通話する場合など
同じ電話番号でも用途はさまざま。
あなたの店舗や会社の電話の用途や
同時にどれだけの通話が
必要なのかを把握しましょう。
３．レイアウト
ビジネスフォンをどのように配置するのかは
導入において、かなり重要な項目です。
なぜなら
電話番号の数を決めるときに
代表、営業、お客様対応の
３つで良いと思っていても
営業部が２つのフロアにわかれていたり
スタッフが店舗とオフィスを
行ったり来たりする場合があります。
どちらでも電話をとれるようにしておくのか
それとも
部署は同じでも部屋やフロアによって
電話番号をかえるのかを
検討する必要があるからです。
つまり
同じ電話番号でも電話機の数を増やしたり
社内の人が主に使う番号と
顧客や取引先と通話する番号をわけるなど
店舗や会社のレイアウトによって
電話機や電話番号の数がかわってきます。
これら３つの項目をふまえて
まずは、今の電話機の数と電話をする人数や
かかってくる電話の種類や
相手などを書き出して
明確に把握するのがおすすめです。
さらに
今の電話環境では
不便だと感じる部分があれば
その点もポイントとなります。
もちろん、導入の前には
プロによるヒアリングがありますが
現在の問題点や今後の希望を
明確化しておくことで
導入時の見落としをなくしたり
社内の配置を見直すなど
あなたの店舗や会社に合った
環境を整えられます。
スムーズに効率良く仕事が進められるように
ビジネスフォンの導入を
ご検討いただけるとうれしいです。