会社や店舗がビジネスフォンを導入するとき
ビジネスフォンに求める機能の１位は
同時に複数の人が通話できることです。
だけど、せっかく費用を投じて導入するのだから
ビジネスフォンを使って
もっと効率良く仕事ができたらいいですよね？
今回は、ビジネスフォンならではの電話活用術を
ご紹介します！
【ケース１】
内勤のＡさん宛てに顧客から電話がありました。
しかし、Ａさんはそのフロア（または店舗）
にはいませんでした。
【家庭用電話機の場合】
電話に対応したＢさんは
Ａさんが席を外している旨を伝え
Ａさんから電話をかけ直すことを約束して
電話を切ります。
ＢさんはＡさんのデスクに伝言メモを残し
Ａさんはそのメモに気付いてから
顧客に電話をします。
ところが、他の人が通話中の場合は
電話をかけることができず
Ａさんは顧客に電話をかけるのが
遅くなってしまうことがあります。
【ビジネスフォンの場合】
電話に対応したＢさんは、
顧客からの電話を保留にします。
内線で他のフロア（またはオフィスなど）を呼び出し
そこにＡさんがいないか確認します。
Ａさんが電話に出られる状態であれば
保留にしている顧客からの
外線番号を伝えて内線を切ります。
Ａさんが外線番号を押すことで
顧客と通話ができます。
また、打ち合わせ中などで
顧客からの電話に出られない場合も
Ａさんがどこで何をしているのかがわかるので
保留にしている顧客に対しても
いつごろ折り返しの電話ができるのかを
伝えられます。
【ケース２】
営業のＣさん宛てに顧客から
会社に電話がかかってきました。
しかし、Ｃさんは外出していて、
社内にはいませんでした。
【家庭用電話機の場合】
電話に応対したＤさんは
顧客にＣさんが外出している旨を伝え
Ｃさんから電話をかけることを顧客に約束します。
顧客の電話番号や内容を控えて
Ｃさんに電話をかけます。
ところが、このときに社内で電話を使っていると
なかなかＣさんに電話をかけられません。
また、Ｃさんの電波状況が良くない場所では
何度も電話を掛けなければならず
顧客からの電話があったことを
伝えるまでに時間がかかります。
電話がつながっても、
顧客の電話番号をメモするなど
外出先で手間取ってしまいます。
【ビジネスフォンの場合】
電話に応対したＤさんは顧客の電話を保留にして
外線でＣさんの携帯電話宛てに電話をかけます。
Ｃさんが電話に応対できる状況であれば
顧客からの電話を転送します。
いかがでしたか？
これらのケースは、会社にかかってくる
電話によくある状況です。
留守番電話の代わりにメールを使うなど
代用することも可能でしょう。
しかし、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いは
同じフロアや店舗にいなければわからなかった
その人の行動が見えることです。
内勤のＡさんが別のフロアで打ち合わせをしていることや
営業のＣさんが外出先でも
電話に出られる状況にあることなど
まるで同じ空間にいるかのように
把握できるのがビジネスフォンなのです。
そうして社内の人がつながることによって
顧客への対応もスピーディーで的確になります。
顧客満足と効率化のためにも
ビジネスフォンの導入を
ご検討いただけるとうれしいです。